Определение цели проекта его структуры. Задачи и методы структуризации проектов

Сегодня слово «проект» очень часто звучит в телевизионном эфире и по радио, и буквально не сходит со страниц различных журналов и газет. Наряду с такими понятиями, как «информационные технологии», «система» или «алгоритм», оно прочно вошло в нашу современную жизнь.

Классификация

Слово «проект» мы можем услышать в различных контекстах. Это телевизионный или президентский проект, проект бюджета или проект, например, строительства автомагистрали и т.д. Все приведенные примеры говорят о том, что это понятие весьма обширно и используется в различных направлениях человеческой деятельности. Отнесение к тому или иному виду зависит от его основания. В связи с этим проекты классифицируются по сфере деятельности и по своей продолжительности, по сложности, масштабу и т.д.

Рассмотрим основные из них. Так, исходя из сферы деятельности, проекты бывают организационными и техническими, экономическими, социальными и т.п. Однако чаще всего они встречаются смешанного типа. Примером тому может послужить проект, предусматривающий строительство автомагистрали. Подобную разработку невозможно охарактеризовать только в качестве технической. Здесь активное участие принимает и экономическая сторона. Ведь подобный проект призван решить проблемы развития народного хозяйства целых регионов. Подобное можно сказать и о телевизионном проекте. Ведь несмотря на свое социальное содержание, он позволяет каналу решить экономические задачи.

Следующим видом d классификации проекта является продолжительность его периода. В связи с этим выделяют:

Краткосрочные разработки (до одного года);
- среднесрочные (от года до двух лет);
- долгосрочные (более 2-х лет).

Примером может служить международный проект, рассматривающий вопросы исследований Марса. Конечно, он является долгосрочным, так как рассчитан не на одно десятилетие. А если взять такой проект, как «Фабрика звезд», то его можно отнести только к краткосрочному виду. Ведь авторами он рассчитан лишь на три месяца.

Еще одна классификация проектов - по их сложности. По этой характеристике они бывают простыми, средними и сложными. Например, уровень проекта учебно-образовательного вида, создаваемого школьниками, не может подняться на одну ступеньку по масштабности своего выполнения с тем, который рассматривает исследования Марса.

Что означает понятие «проект»?

В общем смысле данный термин представляет собой некую новую идею, которую предстоит воплотить в жизнь в процессе определенной работы. Результатом такой деятельности становится реальный продукт (объект). Причем он может иметь отношение не только к материальной, но и к интеллектуальной сфере.

Конечным продуктом проекта могут быть различные услуги. Например, по дизайну помещений, образовательные или информационно-аналитические. Результатом выполненных работ могут быть и материальные ценности, здания, дороги и т.д.

Осуществление задуманного

Для появления какого-либо продукта понадобится не только выполнение ряда действий, но и обеспечение всего процесса его создания нужными трудовыми, материальными и денежными ресурсами. При этом успех намеченного мероприятия непременно будет зависеть от четко поставленной цели. И в этом ракурсе также может быть дано разъяснение понятия «проект». Его рассматривают как ограниченное во времени и по ресурсам целенаправленное мероприятие, которое ориентируется на создание уникального нового продукта или услуги.

Для успешного решения всех поставленных задач любой проект потребует системного подхода, который включает в себя:

Структура проекта

В период планирования деятельности важно тщательно продумать все элементы разработки мероприятия и их взаимосвязь. Ведь все этапы создания проекта невозможно осуществить без четкого осознания структуры документа. Что она собой представляет?

Структура проекта является не чем иным, как совокупностью входящих в него информационных объектов, которые связаны между собой посредством определенных отношений. Другими словами, это некая информационная модель. Ведь именно структура отображает сгруппированную и отобранную информацию. В конечном тоге именно она приводит проект к конечной цели.

Модели структуры

Классификацию информационной составляющей проекта производится исходя из целей разработки. Рассмотрим некоторые модели структуры:

1. Все этапы работы над проектом производятся с целью создания нового продукта. Например, новой модели ПК. Для воплощения задуманного в жизнь важно определиться с промежуточными целями. Без их достижения невозможно получить конечный продукт. Структура такого проекта должна отобразить все его подобные звенья. Необходимо также указание на их взаимодействие друг с другом и с основной задачей. Следовательно, подобная информационная модель будет отображением структуры нескольких целей, достижение которых позволит получить новую модель ПК.

2. Все проводимые этапы выполнения проекта направлены на создание интеллектуального, информационного, материального продукта или услуги. Это может быть новая технология, отремонтированная школа и проч. Для правильной организации людей, которые будут участвовать в данном мероприятии, важно четко осознать, из скольких объектов (частей) состоит задуманный продукт. При таком подходе в структуре проекта должна найти отображение информация о всех составляющих элементах конечного объекта. При этом важно предусмотреть и соответствующую степень детализации. Она обязательно потребуется для успешного завершения работ. Например, возникает необходимость в информации о составляющих новой технологии или о тех объектах школы, которые подлежат ремонту. В этом случае подобная модель явится отображением структуры продукта.

И эти примеры классификации являются далеко не исчерпывающими. Структур разработок, которые могут быть применены в том или ином случае, существует великое множество. Все зависит от точки зрения автора на то, какими по своему содержанию должны быть этапы проекта, и что они должны отображать.

Для того чтобы более полно представить себе структуру составляемого документа, часто используют графическое отображение. Оно может быть выполнено в виде дерева или иерархической схемы. Что касается детализации структуры, то ее степень будет зависеть от той точности, с которой задана проработка проекта.

Иерархическая структура должна быть рассмотрена сверху вниз. Вначале определяют главный объект задуманного мероприятия. После этого производится выделение из него составляющих элементов. Подобный способ называют структурной декомпозицией. Данный термин образован отрицанием de и латинским словом composition, которое в переводе означает «составление». Подобный прием применяют при создании большинства структур. Подобная информационная модель позволяет выявить промежуточные цели и состав продукта, определить содержание работ, а также все этапы управления проектом.

Конечная цель разработки структур состоит в стремлении получить ответы на следующие вопросы:

- "Зачем?" - в этом случае определяется основная цель проекта.
- "Что?" - ответ на этот вопрос позволяет выявить услугу, продукт или объект, которые будут созданы в результате задуманного.
- "Кто?" - выявляет участников проекта, а также степень возлагаемой на них ответственности.
- "Когда и каким образом?" - при ответе на данный вопрос становится понятной продолжительность работ и их состав.
- "Каким образом проконтролировать?" - определяет способы оценки уровней выполнения работ.

Качественно разработанные основные этапы проекта должны быть тщательно рассмотрены и при необходимости подвержены корректировке. Так, вначале производится разработка приближенных структур. Далее они корректируются по мере уточнения задач и целей проекта.

Контроль и анализ

Это основные этапы реализации проекта. Их цель состоит в обеспечении выполнения намеченного плана.

В чем в таком случае будет состоять контроль? Различные этапы реализации проекта должны быть тщательно проверены и сопоставлены с планом. При выявлении расхождений понадобится принять соответствующие меры. В качестве таковых рассматривают, например, привлечение дополнительных ресурсов или корректировку сроков завершения некоторых работ.

Контроль над ходом проекта необходимо проводить систематически. Это позволит своевременно принять решение об устранении плановых и фактических показателей. Помимо этого, периодичность подобных действий позволит с максимальной точностью спрогнозировать окончательные сроки завершения проекта.

Результаты проводимого контроля и следующего за ним анализа доводят до задуманного.

Инновационные разработки

Данный тип проекта является весьма дорогостоящим. Его составляют в течение продолжительного периода времени, что требует значительных материальных затрат.
Этапы инновационного проекта проходят свое формирование от первоначальной идеи до выпуска конечного продукта. При этом каждая из фаз разработки должна быть представлена в ракурсе определенных целей и задач.

Стоит сказать о том, что основной особенностью инновационных проектов является их неопределенность. Причем она наблюдается на всех этапах. И даже тот продукт, который смог успешно пройти стадию испытаний и был внедрен в производство, может быть не принят рынком. Это приводит к прекращению его выпуска.

Основными этапами инновационного проекта являются следующие:

Формирование идеи (инновационного замысла);
- исследование возможностей;
- создание проектной документации;
- выполнение строительно-монтажных работ;
- эксплуатация созданного объекта;
- мониторинг полученных экономических показателей.

Инвестиционный проект

Сущность данной разработки заключается в том, что она призвана реализовать некую инновационную идею, уже нашедшую воплощение в оборудовании или в новейших технологиях. Однако для доведения задуманного до конца у исполнителя не хватает финансовых ресурсов. И эта ограниченность накладывает свой негативный отпечаток на возможность дальнейшей реализации продукта. В подобных случаях и составляются инвестиционные проекты. Они представляют собой своеобразную рекламу идеи с ее описанием. При этом потенциальным инвесторам выдвигается коммерческое предложение и дается оценка его экономической эффективности. Основной целью тех, кто должен принять данное предложение, является максимальное извлечение прибыли из вложений.

Этапы инвестиционного проекта включают в себя:

Создание резюме проекта;
- написание характеристики автора идеи;
- описание сущности проекта;
- анализ существующего рынка по производству аналогичной продукции или услуг;
- рассмотрение путей сбыта продукта;
- анализ рынка рабочей силы, материалов и сырья;
- план по реализации проекта;
- финансовые показатели разработки;
- оценку рисков.

Творческий проект

Человечество всегда озабочено решением различных задач. Например, люди часто задумываются о создании или конструировании какого-либо продукта. В поиске ответа на такие вопросы человек подыскивает нужную информацию. Порой он советуется с более опытными людьми. Результатом всех этих действий становится отбор лучшей идеи, а далее - переход к обдумыванию того, как совершить необходимые операции. Так и рождается творческий проект. Это своеобразная итоговая работа, качество которой зависит от знаний и умений его автора.

Этапы творческого проекта состоят в следующем:

Выборе темы;
- определении требований к конечному продукту;
- продумывании нескольких вариантов вещи или услуги и выборе лучшего;
- разработке последовательности работ;
- подборе нужных материалов и инструментов;
- организации рабочего места;
- проведении испытаний полученного продукта;
- анализе конечного результата.

Таковы основные этапы большинства разрабатываемых проектов.

Создание проекта помогает решить важную задачу, сосредоточившись только на ней, не отвлекаясь на другие дела. По данным исследований, почти половина всей целенаправленной деятельности человека осуществляется путем реализации отдельных инициатив. На этот вид деятельности тратится до четверти мирового бюджета. Открытие проекта - веяние времени, нужно только знать, как создать замысел и как сделать это правильно.

Понятие проекта и его особенности

Проект это некая осознанная деятельность (совокупность согласованных действий) человека, направленная на то, чтобы создавать уникальный продукт, и носящая разовый, не повторяющийся характер. Понятие проект предполагает достижение конкретной цели за определенное время в условиях ограниченности основных ресурсов (временных, финансовых, трудовых, материальных).

Существует несколько различных трактовок понятия "проект", пример этого можно увидеть в различных международных стандартах, в т.ч. и в российском ГОСТе. Однако практически всегда его основными приметами выступают такие факторы:

  • начало проекта имеет четкую дату;
  • окончание фиксируется по дате или готовому конечному результату;
  • наличие четко сформулированной цели;
  • уникальность готового продукта;
  • ограничение в основных ресурсах;
  • одноразовость.

Примеры замыслов: разработка и выпуск на предприятии принципиально нового вида продукции, открытие своего бизнеса, строительство дома или социального объекта, разработка идеи нового журнала или программного обеспечения, исследование рынка. Все они могут в зависимости от своих масштабов и направленности делиться на:

  • малые (с единым координатором всех процессов, ограниченным количеством взаимозаменяемых участников, проходящих весь путь от планирования до закрытия, простым графиком работ) и крупные (со сложной структурой и большими объемами работ);
  • краткосрочные (длительностью до 2 лет, с минимальным количеством подрядчиков и отчетности, а также корректировок), среднесрочные (до 5 лет) и долгосрочные (свыше 5 лет).

Отдельно можно остановиться на так называемых мегапроектах, представляющих собой целевые программы развития целых отраслей и направлений экономики. Они включают в себя большое количество менее масштабных программ, которые дополняют друг друга и направлены на решение какой-либо глобальной задачи. Чтобы реализовать их и наладить огромное количество взаимодействий между сотнями участников, отвечающими за отдельные процессы и виды работ, привлекают самых профессиональных топ-менеджеров.

Такие замыслы могут быть отраслевыми, региональными, а также межрегиональными, межотраслевыми, общенациональными или международными . Они, как правило, долгосрочные и оперируют капиталами в десятки и сотни миллионов долларов. Чтобы избежать дорогостоящих ошибок только разработка их концепций выделяется в отдельную фазу замысла.

Классификация реализуемых инициатив

Классификация проектов может проводиться в зависимости от таких оснований:

  • направленность начинания, его состав и структура;
  • сфера деятельности, к которой проводится подготовка проекта;
  • масштаб идеи и степень ее влияния на внешнюю среду, количество участников;
  • продолжительность его внедрения;
  • степень сложности с точки зрения технологической, организационной, финансовой.

Можно сказать, что классификация проектов в определенной степени условна, поскольку каждый замысел уникален. Однако именно классификация типов проектов помогает найти в них сходные черты, способные дать понимание общих закономерностей развития тех или иных направлений. Выделяют такие наиболее распространенные типы проектов:

  • организационные;
  • экономические;
  • социальные;
  • технические;
  • смешанные.

Чтобы понять различия между ними, стоит детальнее рассмотреть типы и виды проектов.

Организационные. Они направлены на реформирование уже существующей структуры или создание новой, а также на проведение отдельных мероприятий. Характеризуются такими чертами:

  • сроки начала и окончания, а также общая продолжительность задаются точно;
  • цель формулируется четко, но обычно плохо поддается измерению, поскольку направлена на организационные изменения;
  • ресурсы выделяются по мере их наличия;
  • расходы на подобные начинания часто пересматриваются и корректируются с точки зрения их экономической эффективности.

Примеры проектов такого типа – модернизация системы управления заводом или бюджетной организацией, организация и проведение конференции, концерта, спортивных соревнований.

Экономические. Имеют целью приватизацию, санацию или реструктуризацию предприятия, модернизацию общих правил игры в сфере экономики (налогового или таможенного законодательства). Их признаки:

  • поставленные задачи нередко корректируются в процессе работы;
  • сроки невозможно установить точно, поскольку они зависят от многих внешних факторов и могут изменяться независимо от команды, внедряющей замысел;
  • расходы рассчитываются ориентировочно, однако контролируются жестко.

Социальные. Их смысл – решение социальных вопросов, улучшение качества жизни тех или иных групп населения, поэтому они касаются большого количества людей. Направленность социальных инициатив может быть самой разной, однако есть черты, характерные для всех начинаний такого рода:

  • сроки и общая длительность носят вероятностный характер, поскольку четко просчитать их невозможно, это самые неопределенные инициативы;
  • изначально цели могут носить общий и довольно расплывчатый вид, однако в процессе проведения работ и достижения определенных вех они уточняются и конкретизируются;
  • зачастую нелегко дать количественную и качественную оценку происходящим изменениям, поэтому применяются другие методы определения эффективности;
  • финансирование таких инициатив производится при наличии свободных ресурсов.

Технические. Направлены на разработку и выпуск на рынок нового вида продукции. Образцами таких замыслов можно назвать работу автомобильных заводов и их конструкторских бюро относительно регулярного обновления модельного ряда производимых транспортных средств. Отличительные особенности технических инициатив:

  • желаемая цель формулируется точно и в процессе работы корректируется незначительно;
  • сроки устанавливаются достаточно четко, значительные сдвиги не допускаются, поскольку они привязаны к рыночной конъюнктуре;
  • все затраты четко планируются в соответствии с существующими стандартами и нормами;
  • ограничение возможностей внедрения замысла могут быть ограничены мощностью производства или внешними факторами, например, влиянием на окружающую природную среду.

Часто в деловых или научных изданиях встречается несколько иная классификация проектов, построенная на тех же принципах, что и вышеприведенная. Замыслы в ней подразделяются так:

  • социально-экономические, которые предусматривают создание инфраструктуры для улучшения качества жизни населения и проведение массовых мероприятий разной направленности;
  • бизнес инициативы, предполагающие создание и внедрение новых технологий и продуктов на рынок;
  • клиентские, направленные на удовлетворение потребностей внешнего заказчика определенной компанией.

Все многообразие нестандартных идей можно рассматривать в рамках этих классификаций, что позволяет провести качественный анализ проекта и понять его перспективность.

Структурирование замысла

Для того чтобы претворить в жизнь замысел, следует определить его организационную структуру. Структура проекта – это его иерархическая декомпозиция на взаимосвязанные части для качественного планирования и контроля над исполнением процессов. Она призвана обозначить тот конечный продукт, который является итогом всего замысла, разбить весь процесс на более мелкие элементы и связать их между собой.

Чем правильнее составлена структура проекта, тем более он управляем. Основными задачами структуризации являются:

  • разбивка замысла на отдельные управляемые блоки;
  • делегирование ответственности за каждый блок между персоналом в соответствии со структурой и ресурсными возможностями;
  • максимально точный расчет материальных, временных, финансовых затрат;
  • разработка механизмов планирования, контроля и отчетности;
  • привязка бухгалтерского учета к выполненным работам;
  • ставятся конкретные цели перед каждым подразделением.

С организационной точки зрения структура проекта имеет три основных вида:

  • Функциональная . Руководство лежит на линейном руководителе, которому подчиняются руководители профильных подразделений. При применении такой модели есть необходимость введения одного или нескольких координаторов, роль которых – связать между собой разные функциональные подразделения.
  • Матричная . Для реализации отдельной инициативы создаются временные группы из числа штатных сотрудников с ответственными лицами, которые ведут задумку от фазы проектирования до самого окончания. Руководители взаимодействуют с членами своей группы по горизонтали, формального подчинения нет. Это при наложении на традиционные иерархические связи создает матрицу взаимодействия. Примеры проектов матричного типа свидетельствуют о том, что сила такой структуры во многом зависит от того, в какие условия поставлен руководитель начинания. Он может заниматься этим делом в свободное от основных обязанностей время, быть временно освобожден от них или же возглавлять специально созданную группу специалистов.
  • Проектная . За каждую инициативу отвечает менеджер, управляющий специально подобранным персоналом. Пример проекта с такой моделью управления предполагает значительный масштаб, длительность, высокую сложность задумки, применение новых технологий и изменяющиеся условия реализации.

Структурирование заданий может происходить как сверху вниз (от общего к частному), так и в обратном порядке. За образец могут браться такие методики, как дерево решений, целей или работ, сетевая модель, матрица ответственности, структура стоимости, затрат или ресурсов.

Внедрение методик работы по отдельным уникальным инициативам позволяет открывать новые горизонты, мотивировать работников, менять устоявшиеся подходы к управлению делами, использовать инновационные методы и рационально подходить к расходованию ресурсов. Этот подход дает возможность гибко и быстро реагировать на потребности рынка и удовлетворять возникающий спрос. На сегодняшний день этот метод управления преобладает за рубежом и активно продвигается в России.

Структура проекта.

Структуры проекта - иерархические декомпозиции проекта на составные части (элементы, модули), необходимые и достаточные для эффективного осуществления процесса управления проектом в интересах различных его участников.
Понимание проекта как структурированного (информационного) объекта, подчиняющегося логическим суждениям и формальным правилам, является основой профессиональных методов управления проектом. Для выявления и осознания целей, состава и содержания проекта, организации планирования и контроля процессов осуществления проектов необходимо определить и построить структуру работ проекта, используя методы декомпозиции.
Структурная декомпозиция работ проекта (СДР) является графическим воплощением проекта и представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов проекта различной степени детализации.
Структурная декомпозиция работ проекта является центральным инструментом определения работ, которые должны выполняться в рамках проекта. Описание работ (пакетов работ) должно включать: содержание работ, предполагаемые результаты, возможность измерения и оценки степени их выполнения. Чаще всего используется два вида СДР:
Декомпозиция по функциональному принципу (продукту проекта и его составляющим). Ниже в качестве примера приведена декомпозиция проекта по системной интеграции. Основным продуктом проекта является информационная система, включающая в себя промежуточные продукты: локальную сеть, рабочие станции и сервера, СУБД, системное и прикладное программное обеспечение.
Декомпозиция по хронологическому принципу (жизненному циклу проекта).
При управлении проектом на протяжении его жизненного цикла используются и другие структурные модели проекта, основой большинства которых является СДР. Наиболее существенными из них являются:
Дерево целей и результатов - первая по времени разработки структурная модель декомпозиции цели проекта на составные части. Дерево целей можно построить в соответствии со структурой проекта. В вершине дерева ставится общая (генеральная) цель, на последующих ярусах ветвей располагаются в иерархической соподчинен-ности декомпозированные цели соответствующего уровня, вплоть до целей самого нижнего уровня, соответствующих элементарным мероприятиям и действиям в проекте.
Дерево задач - разработка структурной модели проекта по декомпозиции задач проекта на составные части. Состав задач проекта определяется из целей проекта, конечного результата и предпроектного состояния предметной составляющей проекта - продукта, бизнес-функции или услуги. Системный подход в определении задач проекта аналогичен подходу в определении целей, используя технологии иерархических декомпозиций в виде дерева. В вершине «дерева» располагается сверхзадача проекта, в основании - элементарные задачи (работы, мероприятия) нижнего уровня. Такие методики - разбиение проекта на более мелкие задачи - позволяют представить его в виде вполне управляемых компонентов.
Одна из главных задач СДР - определение и проверка того, что включено или не включено в предметную составляющую проекта, т.е. фиксация границ проекта.
Чем детальнее в СДР отражены задачи нижнего уровня, тем выше может обеспечиваться прозрачность проекта. Проработанная в деталях и передаваемая в реальное исполнение СДР является эффективным инструментом по управлению проектом. При этом опытные менеджеры особое внимание уделяют фиксации мероприятий, передающих результаты предшествующей задачи (задач) на вход последующей (последующим), что осуществляется посредством вех, фик-сирующих условия передачи результатов, достижения текущих целей и необходимые в данном случае документы. Четкое и системное определение вех в СДР обеспечивает высокое качество обратной связи в управлении проектом и контроля его исполнения, так как основная часть вех содержит требования по предоставлению отчетности по состоянию задач. Такая методика позволяет эффективно учитывать отклонения от плановых параметров задач и управлять изменениями проекта.

Структурная модель проекта по фазам жизненного цикла
Основные подходы к построению структурной модели проекта:
Структурная модель организации проекта (или проектный офис), представляющая иерархическую декомпозицию организационной и производственной структуры проекта.
Матрица ответственности и распределения работ по исполнителям, которая строится на основе структурных моделей работ проекта и организации проекта.
Сетевая модель проекта, или иерархическая система сетевых моделей проекта, с заданной степенью детализации работ, отвечающей требованиям различных уровней управления и участников проекта, которая строится на основе СДР, дерева целей, структуры организации проекта и матрицы ответственности.
Дерево ресурсов - структурная декомпозиция требуемых ресурсов для выполнения проекта.
Дерево стоимости - структурная декомпозиция стоимостных показателей проекта, которая строится на основе СДР, дерева ресурсов и данных о стоимости элементов проекта.
Структурная декомпозиция контрактов по работам проекта.
Дерево распределения рисков проектов.
На основе композиции различных структурных и информационных моделей можно построить и другие дополнительные композиционные структурные модели, необходимые для решения задач управления проектом различными его участниками.
Принятая структура проекта с выделенной в ней иерархией устойчивых элементов и образует основу информационного языка проекта, на котором общаются все участники проекта и ведется документирование. Поэтому принятая структура, и только она, должна использоваться на протяжении всего жизненного цикла проекта, хотя сама структура и может претерпеть изменения в ходе выполнения проекта. В этом случае должны быть внесены связанные с этим изменения во всей документации проекта.

Источник материала: Абдикеев Н.М. Информационный менеджмент. Учебник. Издательство: Инфра-М. 2010 г., — 400 с.

| Проект и основные этапы его разработки

Урок 59
Проект и основные этапы его разработки






Изучив эту тему, вы узнаете:

Что такое проект;
- какие типы проектов существуют;
- основные этапы разработки проекта и их назначение;
- что такое структурная декомпозиция
- и как она используется при работе над проектом.

Что такое проект?

Использование слова «проект» наряду с такими словами и словосочетаниями, как «алгоритм», «система», «информационные технологии» и т. п., стало приметой современной жизни. Это слово постоянно звучит по радио и в телевизионном эфире, не сходит со страниц газет и журналов.

Например, вы могли слышать слово «проект» в таком контексте:

♦ проект строительства скоростной магистрали Москва - Санкт-Петербург;
♦ проект социальной поддержки малоимущих граждан;
♦ президентский проект реорганизации вертикали власти;
♦ телевизионный проект («Последний герой», «Народный артист»);
♦ проект бюджета.

Из перечисленных примеров можно сделать вывод, что существуют различные типы проектов. Определение типа зависит от основания, по которому производится классификация проектов. Таким основанием может быть сфера деятельности людей, продолжительность проекта, сложность, масштаб (значимость и количество занятых трудовых ресурсов) и т. д.

По сфере деятельности проекты подразделяются на организационные, технические, социальные, экономические и т. п. (рис. 6.1). Чаще всего проект представляет собой смешанный тип. Например, проект строительства магистрали является не только техническим, но и экономическим, так как решает проблемы экономического развития целых регионов. Телевизионный проект может быть социальным по содержанию и одновременно экономическим, так как решает экономические задачи канала.

Рис. 6.1. Типы проектов по сферам деятельности

По продолжительности периода реализации проекты могут быть краткосрочными - до одного года, среднесрочными - от одного года до двух лет, и долгосрочными - более двух лет (рис. 6.2). Например, международный проект исследования Марса - долгосрочный, он продлится десятилетия, а проект «Фабрика звезд» краткосрочен, так как рассчитан всего на три месяца.

Рис. 6.2. Типы проектов по продолжительности

По сложности и масштабу различают простые, средние и сложные проекты (рис. 6.3). Например, сложность и масштаб учебно-образовательного проекта, который разрабатывается школьниками, даже международный, подобный проекту «Европа в школе», несоизмерим с масштабом международного проекта исследования Марса. 

Рис. 6.3. Типы проектов по сложности и масштабу

Что же означает слово «проект»?

В самом общем смысле проект - это некая новая идея, которая в результате определенной деятельности воплощается в жизнь в виде реального продукта (объекта), материального или интеллектуального. В качестве продукта могут выступать разного рода услуги, например услуги по оформлению и дизайну помещений, информационно-аналитические услуги, образовательные услуги. Для того чтобы появился какой-либо продукт, необходимо выполнить определенные действия, а также обеспечить весь процесс его создания необходимыми ресурсами: денежными, материальными, трудовыми.

Важно отметить, что для успешного выполнения проекта необходима четкая цель.

Проект - это целенаправленное, ограниченное по времени и ресурсам мероприятие, ориентированное на создание уникального продукта или услуги.

Системный подход к проектной деятельности позволяет:

♦ ставить цели и обеспечивать их выполнение;
♦ принимать правильные решения для эффективного управления любым процессом;
♦ правильно организовывать деятельность;
♦ прогнозировать результаты работы. 

Основные этапы разработки проекта

Замысел проекта

Первым этапом на пути создания нового продукта всегда является зарождение и осмысление некоторой идеи. От того, насколько тщательно продумана идея проекта, будет зависеть успех ее воплощения в жизнь. Замысел проекта может возникнуть как у одного человека, так и у группы людей, деятельность которых протекает в определенной социальной среде. Проект, как и его идея, тоже возникает и существует в соответствующей среде, в определенном окружении.

При разработке проекта надо учитывать особенности конкретной социальной среды: политику, экономику, законы, экологию и другие факторы, оказывающие на него влияние.

Поэтому, принимая решение о начале проекта, необходимо понять, возможна ли реализация замысла в данной конкретной среде. Если ответ на этот вопрос будет положительным, то можно приступать к разработке проекта. На этом пути существует два важных этапа:

♦ планирование деятельности;
♦ контроль и анализ результатов.

Планирование

Любую работу, какой бы сложной она ни казалась, можно завершить успешно и в срок, если предварительно разработать план ее выполнения. Это утверждение справедливо и для проекта, который является совокупностью работ различной сложности. На этом этапе нужно хорошо продумать, какие работы будут выполняться и какие для этого необходимо ресурсы: трудовые, финансовые, материальные. 

При планировании деятельности по проекту необходимо продумать его структуру: из каких элементов он состоит и как они связаны между собой.

Структура проекта - это совокупность составляющих его информационных объектов, связанных между собой определенными отношениями.

Таким образом, структура есть не что иное, как информационная модель, так как она отображает специально отобранную и сгруппированную информацию. Отбор и представление информации производится в соответствии с поставленной целью. Рассматривая проект с разных точек зрения, можно получить разные информационные модели (структуры).

Рассмотрим некоторые цели, которые должны отображать соответствующие структуры.

1. В результате выполнения проекта должна быть достигнута его главная цель - создание нового продукта, например новой модели компьютера. Для того чтобы эта цель воплотилась в жизнь, надо понимать, какие промежуточные цели должны быть достигнуты. Соответствующая структура проекта должна отображать все выявленные промежуточные цели, их отношения друг с другом и с главной целью. Значит, целью создания такой информационной модели является отображение структуры целей проекта.

2. В результате выполнения проекта должен быть создан продукт (материальный, информационный, интеллектуальный) или услуга, например новая модель компьютера, новая технология, отремонтированная школа и т. д. Для того чтобы правильно организовать деятельность людей, участвующих в проекте, надо понимать, из каких частей (объектов) состоит этот продукт. С этой точки зрения структура проекта должна отображать информацию о составляющих элементах этого продукта, с той степенью детализации, которая требуется для успешного завершения проекта. Например, надо хорошо представлять, из каких блоков состоит компьютер, что входит в состав новой технологии, что подлежит ремонту в школе и т. д. Следовательно, целью построения такой информационной модели является отображение структуры продукта.

Важно отметить, что структуры проекта - это различные информационные модели проекта. Структур может быть множество, и зависит это от того, какие точки зрения на проект (цель) вы хотите этими структурами отобразить.

Для более наглядного представления структуры проекта во многих случаях используют графическое изображение. Большинство структур могут быть представлены в виде иерархической схемы, или дерева (рис. 6.4).

Степень детализации структуры зависит от заданной точности проработки проекта.

Создание иерархических структур проекта производится сверху вниз. Сначала определяется главный объект той или иной структуры, а затем начинается процесс выявления составляющих его объектов. Такой способ разбиения главного объекта на составляющие называют структурной декомпозицией (от отрицания de и лат. copposition - составление). Так поступают при разработке большинства структур проекта: для выявления промежуточных целей и состава продукта, определения содержания работ проекта, организации контроля за выполнением проекта.

Рис. 6.4. Общий вид иерархической структуры

Конечной целью разработки информационных моделей в виде структур является стремление получить ответы на вопросы, необходимые для успешной реализации проекта:

♦ Зачем? - определяется цель проекта;
♦ Что? - определяется объект, продукт или услуга, создаваемые в проекте;
♦ Кто? - определяются участники проекта и степень их ответственности;
♦ Каким образом и когда? - определяется состав и продолжительность работ по проекту;
♦ Как проконтролировать? - определяются способы оценки степени выполнения работ.

Следует понимать, что создание структур проекта - итерационный процесс (от лат. iteratio - повторение). Сначала разрабатываются приближенные структуры. Затем по мере уточнения целей и задач проекта эти структуры постепенно корректируются. Даже если решение о начале выполнения проекта уже принято, допустима текущая корректировка любой структуры в зависимости от сложившейся ситуации. Таким образом, структурные схемы могут многократно изменяться и совершенствоваться по ходу выполнения проекта.

Контроль и анализ

Основной целью этапа контроля и анализа деятельности по проекту является обеспечение выполнения плана.

Контроль выполнения проекта состоит в том, что на выделенных этапах определяются результаты, которые затем сравниваются с планом. Если в результате сравнения выявлены расхождения, то намечаются меры по их ликвидации. В качестве таких мер может быть предложено, например, привлечение дополнительных ресурсов или изменение сроков окончания некоторых работ.

Контроль проекта должен производиться периодически. Важно вовремя принять решение об устранении возникших расхождений между фактическими и плановыми показателями. Кроме того, при периодическом контроле можно более точно прогнозировать реальные сроки выполнения проекта.

Результаты проведенного контроля и анализа должны быть доведены до сведения лиц, ответственных за проект.

Контрольные вопросы и задания

Задания

1. Приведите несколько словосочетаний из современной жизни, содержащих слово «проект».

2. Приведите примеры проектов следующих типов: технического, социального, экологического, образовательного, экономического.

3. Приведите примеры простых и сложных проектов.

4. Приведите примеры краткосрочных и долгосрочных проектов.

5. Приведите примеры разных замыслов, которые могли бы воплотиться в проект.

Контрольные вопросы

1. Что такое проект?

2. Что является главным в любом проекте?

3. Какие основания для классификации проектов вам известны?

4. Какие типы проектов вы знаете?

5. К какому типу можно отнести проект превращения Санкт-Петербурга в туристический центр Северо-Запада?

6. К какому типу (по сфере деятельности человека) можно отнести проект строительства моста через реку, связывающего два района?

7. К какому типу можно отнести проект повышения жизненного уровня россиян?

8. К какому типу можно отнести проект изучения экологического состояния малых рек вашего региона?

9. Назовите основные этапы разработки проекта.

10. В чем смысл этапа планирования проекта?

11. Что такое структура проекта и для чего она используется?

12. Что означает слово «декомпозиция»?

13. Почему каждая структура проекта является его информационной моделью?

14. В чем суть этапа контроля и анализа?

Когда проект стартует после успешной инициации, устав утвержден и подписан, цели и границы проектной задачи установлены, приходит очередь нового этапа уже в рамках процессов планирования. Разрабатывается структура проекта как некая совокупность комплекса документов, определяющих цельный образ системы управления. Обычно первое, что приходит на ум, является организационной структурой. Это правильно, но организационный аспект далеко не полно отражает сущность структурирования проектной деятельности.

Методология структуризации проекта

Что такое структуры? Для чего они нужны в управлении и конкретно в проектном менеджменте? Главный принцип управления – системный подход, т.е. управляемый объект рассматривается как система или некая совокупность взаимосвязанных элементов. Это в полной мере относится и к управлению проектом, где объект уникален, управляется в условиях ограничений, но с конкретно заданными целями. Следовательно, чтобы представить проект как системный объект управления, необходимо разбить его на составляющие или, иными словами, декомпозировать, структурировать. Весь вопрос состоит в том, как грамотно это сделать?

Философское определение структуры наиболее близко к управленческому определению. Под ней понимается иерархическая совокупность взаимосвязей между частями целого объекта. Если оценивать управление прямолинейно, то его суть состоит в том, чтобы исключительно ставить задачи. Представим себе, что руководство компании нашло кандидата на менеджера проекта и поставило ему задачу – к сроку достичь результата инвестиционного мероприятия. Но как установить и быть уверенным, что ответственный ресурс в лице PM справится? Очень просто – подвергнуть проект структуризации.

Парадоксально, но только одна эта процедура многократно увеличивает шансы инвестиционного проекта прийти к успеху. С учетом данного феномена формулируются принципы и задачи структурного метода. Основные задачи состоят в том, чтобы структурировать стадийную динамику проекта, ответственность и продукт. При этом продукт инвестиционного проекта структурируется как технико-технологический и финансово-экономический системный параметр. Далее вашему вниманию предлагаются основные принципы проектной структуризации.

  1. Принципы декомпозиции. Соответствующая методология и принципы развернуты в статье на тему, посвященной .
  2. Принцип приоритета объекта управления над субъектом. Объект определяет содержание структурного элемента, а не субъект. Например, не важно, в каком подразделении выполняется работа по проекту, если результат качественный и представлен в срок.
  3. Принцип адаптивности к изменениям внешней среды.
  4. Принцип автономности и целостности элементов структуры.

Ниже на схеме показаны методы формирования различных структур, которые последовательно применяются на стадии планирования инвестиционного проекта.

Основные методические инструменты структуризации проекта

Алгоритм применения моделей структуризации

Практически каждому элементу представленной в конце предыдущего раздела схемы на нашем сайте посвящена или запланирована отдельная статья. Организационной структуре мы уделим внимание в настоящем материале. Но перед этим рассмотрим типовую последовательность применения инструментов структуризации в планировочных процессах.

  1. Одним из результатов планирования целей и границ проекта является дерево целей. В данной иерархии формируются желаемые результаты нескольких уровней вложенности. Связь вышестоящих целей с нижестоящими выстраивается логически на качественном уровне.
  2. Определение глубины детализации. Далеко не все методы структуризации нужны в каждом проекте. Это зависит от целей, масштаба и сложности решаемой инвестиционной задачи.
  3. Дерево целей конкретизируется до уровня другой иерархии – дерева задач. Данные средства управления отличаются от целей тем, что это критериально обусловленные управленческие категории, жестко определяемые на уровне «задача – не задача». Только наличие и формальное соответствие критериев, из которых главный – оцифрованный однозначно понимаемый результат, позволяет выстроить особую декомпозицию. В ней результаты нижестоящих задач автоматически приводят к результату вышестоящей.
  4. На основе дерева задач строится иерархическая структура работ и при необходимости сетевые модели. Если цели и задачи – статические категории, адекватные для понимания достигнуты они или нет, то работы – суть категории динамические.
  5. Построение структурных схем. В первую очередь анализируется структура процессов проекта и этапы его ЖЦ. В итоге формируется документ – план по вехам. Затем производится организационный анализ и строится организационная структура проекта. Далее выполняется анализ продуктов проекта с заделом по структуре потребляемых на них ресурсов. Наконец, выполняется анализ бюджетной архитектуры проекта и системы счетов бухгалтерского учета. В результате появляются бюджетная структура с выделенными блоками доходов-расходов, притоков-оттоков ДС, балансового листа.
  6. Подготовка сводной структуры проекта, включающей организационную, процессную и финансовую структуры.
  7. Разработка матрицы распределения ответственности и сводного плана.
  8. Структуризация внешних контрактов и распределения рисков.

Варианты организационных структур

Используя методы структурирования, мы должны отличать организационную структуру проекта от структуры предприятия. Безусловно, структура проекта интегрируется в той или иной степени в оргструктуру материнской компании, хотя не исключен случай, когда под проект создается отдельная организационно-правовая форма, субъект хозяйственной деятельности. Вместе с тем, с позиции управления, если материнская компания участвует в мероприятии одна, дочернее предприятие может рассматриваться как ее внутреннее подразделение.

Различают вертикальные, горизонтальные и диагональные виды связей между руководящими должностями и их подчиненными. Горизонтальный и диагональные связи в последние десятилетия стали дополнять архитектуры проектного управления новациями. Появились методы, которые допускают и даже предписывают горизонтальный или смешанный тип структуризации. Принципы структуры должны в ряде случаев учитывать и систему взаимоотношений участников мероприятия. С этой точки зрения интерес представляют схемы взаимодействия структуры проекта и оргструктур участвующих материнских компаний. Среди таких типов схем, размещенных ниже, мы рассмотрим следующие оргструктуры:

  • выделенную;
  • встроенную;
  • проектного типа;
  • двойственную;
  • сложную.

Выделенная оргструктура управления проектом

Оргструктура проекта, встроенного внутрь корпоративной структуры

Организационная структура компании проектного типа

Двойственная оргструктура управления проектом

Пример сложной оргструктуры управления проектом

С позиции внутреннего организационного устройства структуры делятся по функционально-административному режиму и проектно-целевому. Первые ориентированы на вертикальное построение структуры, а вторые – на горизонтальное. Принципы функционально-административного подхода считаются классическими. Роль функционального руководителя совпадает с ролью координатора проекта. Проектный подход может возникнуть в нескольких форматах.

  1. Чисто проектная организация управления. Она больше свойственна проектному типу бизнеса в области капитального строительства, консалтинга, IT-разработок и т.п.
  2. Матричная организация проектного управления. Исходя из соотношений полномочий PM и функциональных руководителей, различают слабую, сбалансированную или сильную матрицу.
  3. Функциональный подход к организации с выделенным в структуре проектом.

Пример проектного подхода к оргструктуре компании

Пример матричного подхода к организационной модели

Функциональная оргструктура компании с выделенным проектом

Мы убедились на предыдущей серии схем, что вариабельность оргструктур, включающих элементы проектной организации, отличается разнообразием. Ниже представлены примеры функционального подхода к организации структуры компании и функционального подхода с выделением команд. Ряд редких структур проектной организации из внимания выпущен.

Функциональный подход к структурированию управления проектом

Пример функционального подхода с выделением проектных команд

Выбор организационной структуры

Основные методы проектной организации используют три базовых структурных подхода: функциональный, проектный и матричный. Все остальные варианты связаны с различными способами комбинаций этих методов или строятся во взаимосвязи с материнскими компаниями – участницами проекта. Ниже вашему вниманию предлагается матрица распределения проектной организации по уровню и содержанию структуризации. В ней учитывается не только вид связей, но и тип структуры (механистический или органистический).

Матрица видов структурной организации проектов

Функциональный подход хорош для типовых проектов, имеющих достаточную повторяемость. Подходит он и для неприоритетных проектов, которые исполняются в фоновом режиме, когда даже мотивационные бюджеты не всегда выделяются. В этих случаях руководство немного обманывает себя, «пряча» бюджет в фонд оплаты подразделения, но зато реализация обходится дешевле. Кроме того, поход не порождает ненужных конфликтов властных полномочий. Вместе с тем, среди минусов можно отметить:

  • низкий уровень координации и приоритетов;
  • невысокая эффективность исполнительских ресурсов;
  • решение проблем постфактум;
  • длинные каналы коммуникаций через высшее руководство.

При матричном подходе исполнители не резервируются ни за одним проектом. Они гибко перераспределяются между разными работами. Исполнитель одновременно может работать на 2-х и даже 3-х проектах, выполняя работы по очереди. Он может при этом находиться в подчинении у своего функционального руководителя и перед ним по ряду позиций отчитываться. Схема не без изъянов, подчиненность нескольким руководителям усложняет организацию. Высока вероятность конфликтов интересов. Выход возможен на более высоком уровне формализации, но я прецедентов успешности этой модели не встречал.

Подход с выделением проекта из общей функциональной структуры имеет смысл реализовывать для сложных, крупных и важных проектов. Это дорогостоящий вариант, но если результат имеет существенное значение, вопрос цены отходит на второй план. Менеджер проекта в настоящем подходе имеет прямую власть, всю задачу видит целиком и может оперативно реагировать на затруднения. Проект имеет наибольшие шансы быть выполненным вовремя. Принципы выбора организационной структуры с интеграцией проектного подхода в табличной форме представлены ниже.

Принципы выбора организационной структуры с включением проекта

В настоящей статье мы рассмотрели вопрос о структуризации проектной деятельности. Структура проекта включает в состав своего понятия разнообразные аспекты системного восприятия инвестиционного мероприятия, включая организационный, задачно-целевой и ряд других моментов. Все это в той или иной мере позволяет надежнее ставить и решать уникальные задачи, реализовывать процессы планирования и достигать нужных результатов управления.



В продолжение темы:
Налоговая система

Многие люди мечтают о создании собственного бизнеса, но никак не могут это сделать. Нередко, в качестве основной помехи, которая их останавливает, они называют отсутствие...

Новые статьи
/
Популярные